時間管理の達人になるための4つのステップ

時間を節約し、余裕を生み出すにはどのような考え方で進めていったら良いのでしょうか？ここでは上手に時間管理をしていく為の4つのステップを紹介します。

明確な目標を設定する

時間を上手に管理できるようになって、一体何をしたいのか？どういう状況になりたいのか？出来る限り具体的な目標をしっかりと設定しましょう。

• ゆっくり休む時間が欲しい
• 趣味に没頭できる時間がほしい
• 残業しないで早く帰りたい
• 読書する時間が欲しい
• 資格を取るための勉強時間が欲しい

ただなんとなく忙しい今の状況を何とかしたいという曖昧なものよりも、明確な「これがしたい！」という目標があった方が人はそれに向かって結果を出そうと頑張る事ができます。

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時間の使い方を記録する

現在の生活で、どんな事にどれくらいの時間がかかっているか、正確な時間を把握している人は意外と少ないものです。しかし現状を正確に把握していないと、どこをどうやって改善したらよいか問題点が見えてきません。

まずは今の状況を確認する為に、1日のスケジュールを記録していきましょう。

時間を測定してくれるツール「toggl」などで都度測定すると良いでしょう。「toggl」はパソコンやスマホからアクセスが可能で、いつでもどこでも簡単に測定する事が可能です。

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記録から問題点を洗い出す

記録した1日のスケジュールを元に改善すべき問題点を洗い出しましょう。無駄だなと思う時間の使い方、なんとかしたいなと思う作業。全て書き出してみましょう。

ダラダラとした時間

• なくなんとなくつけたテレビをダラダラと見ている時間
• パソコンやスマホでついついこまめにチェックして時間を潰してしまうTwitterやFacebookなどのSNSやネットサーフィン

目的もなく続けている悪い習慣は最大の無駄といっていいでしょう。

物を探す時間

物をすぐに無くしてしまって見つからない。または目的のものを押し入れから出したいが、どこにあるのか分からない。必要な書類が出てこない。

物を探す時間ほど無駄なものはありませんね。

待ち時間

ただ何もせず待っている時間というのも無駄といえるでしょう。ちょっとした時間でも何か出来るかもしれません。

手間のかかる作業

手間のかかる作業。もしかして二度手間を取らされていたりして効率が悪くないでしょうか？動きに無駄はないでしょうか？

工夫をすればもっと短い時間で終わらせられるかもしれません。

次に何をすべきか迷う時間

次に何をすべきか考える時間、何をしようか迷う時間も無駄です。

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問題点を改善する

問題点の洗い出しが完了したら、一つずつ改善していく方法はないか模索してきましよう。

ダラダラした時間はキッパリとやめる

テレビ、ネット、スマホ、ゲーム、煙草、お酒。

無駄だと感じるものは、思い切ってキッパリとやめる覚悟を持ちましょう。

断捨離をして整理整頓

物が溢れているから、物をなくしやすく、物を探すのに時間がかかるのです。不要なものは捨てて、常に整理整頓しておけば、探す時間と手間がなくなります。

人に任せる

• 家族に任せる
• 同僚に任せる
• 部下に任せる

一人で出来る事には限界があります。周りの人に協力してもらうという選択肢を忘れないようにしましょう。

お金に任せる

お金を払う事で、時間を短縮する事が可能です。

例えば移動時間。タクシーを利用する事で大幅に時間を短縮できる事があります。またタクシーの中は快適で電話をしても問題ないですし、ノートパソコンを開いて作業する事も出来ます。

これは徒歩や電車、バスではできない事です。

新しいソフトやアプリに任せる

手間のかかる作業を一気に簡略化してくれる便利なソフトやアプリがあるかもしれません。

さらに、普段から使っているワードやエクセルに、あなたの知らない便利な機能があるかもしれません。

新しい情報を仕入れ、新しいスキルを学んでいけば、大幅な時間短縮になる可能性があります。

やり方を変える

今のやり方がベストとは限りません。今までそうだったから、というだけで本当はもっと効率のよい仕事の進め方があるかもしれません。

• 作業をバラバラに分けてみる
• 作業をまとめてみる/組み合わせてみる
• 順番を変えてみる
• 視点を変えてみる
• 俯瞰で見てみる
• 人の意見を聞く

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まとめ

• 明確な目標を持とう。
• 現状を記録して問題点を洗い出そう。
• 洗いだした問題点を一つづつ確実に改善していこう。