時間の節約のために理解しておきたい時間管理のマトリックス
時間を上手に節約し、管理していくためにはスティーブン・R・コヴィー著「7つの習慣」で紹介されている時間管理のマトリックスの理解が重要です。
緊急度と重要度で分けられる4つの領域を理解する
私達の全ての活動を緊急度が高い場合、低い場合、重要度が高い場合と、低い場合で全部で4つの領域がある事を理解しましょう。
第一領域：緊急度が高く重要度が高いもの
緊急かつ重要であるものは最優先で行わないといけません。今すぐに取り掛かり、なおかつ完了させないといけない領域です。
- すぐに終わらせないといけない急ぎの案件
- 病気や事故
- 災害
第二領域：緊急度は低いが重要度が高いもの
緊急ではないものの、重要な事柄は第二領域に入ります。他の領域で忙しくなると、後回しになってしまったり、ないがしろになってしまいやすいのが、この第二領域です。
そして時間管理を向上させていく上で鍵になるのが、この領域です。
- 勉強、読書
- 健康維持向上の為の運動
- セミナーへの参加
- 準備
- 計画
第三領域：緊急度は高いが重要度は低いもの
緊急度が高いものは全て重要度が高いと錯覚してしまいですが、実は重要度が低いものも存在します。
- 電話やメールの応対
- 無駄に長いだけの会議
- 意味のない接待や付き合い
- 押し付けられた仕事
第四領域：緊急度も低く重要度も低いもの
緊急でもなく重要でもない、ズバリ無駄といっていい要素です。
- 暇つぶし
- テレビ、ネット、漫画、ゲームなどの娯楽
- 待ち時間
各領域をどうしていくのがベストなのか？
自分の状況を各領域に振り分けるだけなら誰でもできます。重要なのは各領域をどのようにコントロールしていくかです。
第一領域のコントロール
コントロールと書きはしましたが、実際には第一領域に該当するタスクそのものをコントロールする事はできません。
緊急かつ重要である以上、先延ばしすることも、消し去る事も許されないのですから。
ただし中には繰り返しやってくる似たようなタスクが出てきます。それらについては準備をし、効率化をはかり、時間と労力を減らす事が可能です。
また同じミスを繰り返さない事で第一領域の発生を防ぐ事も可能です。
第二領域のコントロール
とにかく第二領域の時間を確保し、増やしていく事が一番重要なポイントになります。
第二領域に力を注ぐ事で、第一領域や第三領域の負担を軽減させるアイデアが生まれるかもしれないからです。
先ほど第一領域のコントロールで書いた「準備」や「効率化」などは、ここ第二領域に入ります。
他の領域を減らして、第二領域に注力する事で、全体的な問題が解決し、さらに他の領域が減っていくという好循環が生まれていきます。
第三領域のコントロール
第三領域も第一領域同様に、準備をし効率化をはかり、できる限り圧縮化をはかるべき領域といえます。
さらに重要ではない要素なので、思い切って「ノー」と判断し、タスクそのものをやめられるようにしていきたい部分でもあります。
第四領域のコントロール
娯楽なしに生きていくという事は難しいので、完全にゼロにする事は厳しいですが、思い切って切り捨てる事で、時間に余裕が生まれ、第二領域に注力する事ができるようになります。
何か一つでもキッパリとやめるようにしたいものです。
まとめ
- 時間管理の4つ領域を理解し、今自分が抱えている仕事やタスクはどこに入るのか分析してみましょう。
- 第三領域と第四領域を減らして、第二領域に時間と労力を注げるようにしていく事で、全領域が改善していきます。
日時: 2014年01月20日 15:03：男の節約道 ＞ 節約術 ＞ 時間管理術
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サムリ。1974年4月生まれ、東京都出身、埼玉県在住。二児の父。フリーランス。
